Dziś styczność z cyfryzacją ma każdy – czy to w obszarze prywatnym czy zawodowym. Ze względu na rosnące i stale zmieniające się potrzeby klientów wiele przedsiębiorstw stara się iść z duchem czasu i wdrażać rozwiązania, które pomogą im je spełnić. Bez wątpienia ważne są też metody wspierające bezpośrednio działanie firmy, niekoniecznie związane wprost z klientami. Jednym z takich rozwiązań jest digitalizacja dokumentów, z której korzysta coraz więcej przedsiębiorstw.
W jakich obszarach digitalizacja dokumentów jest szczególnie przydatna?
Jak zostało wspomniane w samym tytule, digitalizacja dokumentów pozwala na zamianę papierowej formy dokumentacji na elektroniczną. Takie działanie daje szereg korzyści, z których może mieć pożytek wiele firm w różnych obszarach biznesu. Poniżej kilka przykładów.
Jednymi z najczęściej przewijających się w tym temacie rodzajów firm są biura rachunkowe. Każdego dnia przez ręce ich pracowników przechodzą dziesiątki papierowej dokumentacji. Wdrożona w tym obszarze digitalizacja dokumentów z pewnością znacznie skróci czas potrzebny na wykonywanie większości zadań, dzięki czemu procesy staną się bardziej efektywne. Dzieje się to chociażby za pomocą funkcji OCR w takim systemie, która odczytuje dane znajdujące się na papierowej wersji i przenosi je do odpowiednich narzędzi rachunkowych danej firmy. Niwelujemy w ten sposób ryzyko błędów, które znacznie częściej zdarzają się, gdy wpisujemy informacje z dokumentacji papierowej do pliku w komputerze ręcznie.
Z digitalizacji dokumentów skorzystają także firmy zajmujące się handlem, zarówno detalicznym, jak i hurtowym. System cyfryzacji umożliwia procesowanie faktur i zamówień w taki sposób, że cały ten etap odbywa się w sposób całkowicie zautomatyzowany, bez udziału człowieka. Dzięki temu wszystkie dokumenty z tym związane trafiają do odpowiedniego narzędzia firmowego, które agreguje potrzebne dane w jednym miejscu. Chcąc znaleźć potrzebną informację wystarczy wyszukać ją właśnie tam, nie trzeba wertować niezliczonych ilości teczek i papierowej dokumentacji.
Co jeszcze warto wiedzieć o digitalizacji dokumentów?
Poza wspomnianymi wyżej przykładami, proces ten ma jeszcze wiele innych zalet. Właściciele firm, którzy zdecydowali się na jego wdrożenie, ale i sami pracownicy wspominają także o tym, że digitalizacja dokumentów redukuje praktycznie do zera ryzyko zagubienia czy zniszczenia informacji znajdujących się w pliku. W wersji papierowej jest to niestety o wiele bardziej prawdopodobne. Cyfryzacja daje także szybki dostęp do danych. Chcąc coś sprawdzić nie musimy udawać się do biura czy przekładać spotkanie z klientem – wystarczy otworzyć narzędzie na komputerze, tablecie czy telefonie. Daje to znacznie większą mobilność pracownikom i zaoszczędzenie sporej ilości czasu w trakcie dnia, co z kolei przekłada się na ich większą efektywność. Skoro o oszczędności mowa, warto wspomnieć także o redukcji kosztów związanych z wytworzeniem papierowej dokumentacji. Dzięki digitalizacji dokumentów dotychczasowe płatności z tym związane spadają praktycznie do zera
